Reprezentarea clientului la autorități
Cinci conectări prin care obținem, pentru fiecare client nou, accesul în SPV, dreptul de depunere a declarațiilor (F150), accesul în REGES, codul VIES și înregistrarea în SPV pentru codul VIES.
Context și scop
Ca să ținem contabilitatea unui client, trebuie întâi să-l putem reprezenta în relația cu autoritățile. Fără aceste accese nu putem comunica cu ANAF, nu putem depune declarații, nu putem opera salariați și nu putem susține tranzacții intracomunitare — fluxul lunar nu poate porni.
Pentru fiecare client nou, în faza de onboarding, obținem cinci conectări. Toate se fac o singură dată per client, la începutul colaborării.
În scope
- Acces SPV comunicare ANAF
- Drept de depunere — F150 declarații
- Acces REGES registrul angajatorilor
- Cod VIES D700 · TVA intracomunitar
- SPV VIES înregistrarea codului VIES în SPV
Principiu de bază — conectări independente
Conectările sunt individuale și nu se influențează între ele — cu excepția lanțului VIES: declarația D700 se depune doar după dreptul de depunere (F150), iar înregistrarea SPV VIES se face doar după emiterea codului VIES. Nu există alt flux secvențial și nici o ordine obligatorie.
— SPV, F150 și REGES se pot iniția imediat și în paralel, de îndată ce premisele comune există.
— O respingere sau o întârziere pe o conectare nu le blochează pe celelalte (excepții: F150 amână D700, iar codul VIES condiționează SPV VIES).
— Statusul se urmărește per conectare (neînceput / în lucru / conectat), nu ca un progres liniar unic.
— Prioritatea e gata când toate cele cinci conectări sunt închise, indiferent de ordine.
Premise comune — ce trebuie pregătit
Condiții de intrare refolosite de toate conectările:
Certificat digital calificat
Semnătura electronică, pe persoana desemnată. Legată de o persoană fizică și de un email — toate confirmările vin pe acel email. Se obține o singură dată.
Împuternicire sau procură
Documentul care dă dreptul de reprezentare. Per client. Cu procură, toate actele le semnează electronic contabilul; cu împuternicire, împuternicirea o semnează administratorul, restul contabilul.
Actele firmei
Act constitutiv, certificat de înmatriculare, CUI, CI asociat, CI împuternicit — disponibile din dosarul de înființare BONO. Per client.
Contract de prestări servicii
Contractul de contabilitate semnat cu clientul — cerut explicit la REGES (cerere acces) și la D700 (arhiva ZIP obligatorie). Per client.
Persoană desemnată
Înregistrările pentru clienți se fac pe numele unei persoane fixe desemnate de noi, care figurează ca împuternicit.
Cele cinci conectări
Fiecare conectare va avea procedura ei detaliată, documentată separat. Aici doar ce reprezintă fiecare:
Acces SPV
Contul firmei în Spațiul Privat Virtual — comunicarea digitală cu ANAF: documente, situație fiscală, e-Factura, e-Transport, e-TVA. Înregistrare ca împuternicit, cu certificat digital.
Drept de depunere — F150
Dreptul persoanei desemnate de a depune declarații fiscale online în numele firmei. Se obține prin formularul F150, cu certificatul digital atașat.
Acces REGES
Operarea în Registrul Angajatorilor pentru salariații clientului. Cont unic pe persoana desemnată + cerere de acces angajator per client, în calitate de Împuternicit Legal.
Cod VIES
Codul special de TVA pentru tranzacții intracomunitare (art. 317 Cod fiscal). Se obține prin declarația D700, cu contractul de prestări servicii atașat. Se depune doar după obținerea dreptului de depunere prin F150. Fără termen fix.
SPV VIES
Înregistrarea în SPV pentru codul special de TVA (VIES), după emiterea acestuia. Aceiași pași ca la conectarea SPV — formular, arhivă ZIP, confirmare pe email — fără configurarea e-Factura.
Documente necesare — pe conectări
| Document | SPV | F150 | REGES | VIES | SPV VIES |
|---|---|---|---|---|---|
| Împuternicire / procură | |||||
| CI împuternicit | |||||
| CI asociat | |||||
| Act constitutiv | |||||
| Certificat de înmatriculare (CUI) | |||||
| Contract de prestări servicii | |||||
| Document de confirmare a semnăturii electronice — de la furnizorul certificatului | |||||
| Certificat digital (.cer) |
Testare
Fiecare conectare se testează pe două niveluri: întâi testăm că obținerea merge cap-coadă (procedura duce la acces acordat), apoi testăm că funcționalitatea chiar merge în practică — accesul acordat pe hârtie nu garantează că putem opera.
| Conectare | Testarea obținerii | Testarea funcționalității |
|---|---|---|
| Acces SPV | Înregistrare completă pe o firmă reală; confirmarea activării primită | Documentele, mesajele și situația fiscală a firmei sunt accesibile efectiv din cont |
| Drept de depunere — F150 | Cerere depusă și acceptată; dreptul confirmat pe email | O declarație reală depusă în numele firmei, cu recipisă validă și vizibilă în istoric |
| Acces REGES | Cont activ pe persoana desemnată; cerere de acces angajator aprobată | Un contract de muncă poate fi operat efectiv în registru (înregistrare / modificare) |
| Cod VIES | D700 depusă și acceptată; codul emis | Codul apare valid la verificarea în sistemul VIES; tranzacțiile intracomunitare pot fi susținute |
| SPV VIES | Înregistrare SPV completă pentru codul VIES; confirmarea activării primită | Spațiul SPV aferent codului VIES este accesibil efectiv |
Automatizare
Automatizarea se face pe trei planuri, pentru fiecare conectare în parte:
1 · Generarea documentelor
Generarea automată a documentelor necesare obținerii conectării: împuternicire/procură, arhive ZIP cu actele firmei, contract — pre-completate din datele pe care BONO le are deja despre client.
2 · Completarea formularelor
Robot care parcurge și completează pașii formularelor pe portalurile autorităților (înregistrare SPV, F150, cerere REGES, D700), cu datele clientului și documentele generate la planul 1.
3 · Gestionarea răspunsurilor
Automatizarea gestionării răspunsurilor de la autorități — acceptare sau respingere: preluarea confirmărilor, actualizarea statusului conectării și declanșarea pașilor de reîncercare la respingere.
Definition of done
Prioritatea e gata când, pentru fiecare client nou, fiecare conectare trece testul ei real — nu doar confirmarea formală — și când procesul e repetabil de oricine din echipă.
- Cont SPV activ pe firma clientului, cu persoana desemnată ca împuternicit
- Confirmarea activării primită pe email-ul persoanei desemnate
- Test: documentele și situația fiscală a firmei sunt vizibile în SPV
- Confirmarea finală a dreptului de depunere primită pe email
- Test: o declarație depusă efectiv în numele clientului, cu recipisă validă
- Semnătura electronică folosită e acceptată de ANAF (problema Simplify închisă sau furnizor alternativ)
- Cont REGES activ pe persoana desemnată (o singură dată)
- Cerere de acces angajator aprobată pentru firma clientului
- Test: un contract de muncă poate fi operat în registru pentru client
- D700 depusă și acceptată, cu arhiva ZIP (contract de prestări servicii) validată
- Codul special de TVA emis și comunicat clientului
- Test: codul apare valid la verificarea în sistemul VIES
- Înregistrarea în SPV pentru codul VIES finalizată — confirmare primită pe email
- Test: spațiul SPV aferent codului VIES este accesibil efectiv
- Procedură pas cu pas scrisă și validată pentru fiecare din cele cinci conectări
- Statusul fiecărei conectări urmărit per client (neînceput / în lucru / conectat), cu evidența încercărilor și motivelor de respingere
- Persoana desemnată stabilită, cu certificat digital activ și email monitorizat
- Procesul verificat cap-coadă pe cel puțin un client real, cu toate cele cinci conectări închise